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公営企業会計システム用バックアップUSBの紛失について

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公営企業会計システム用バックアップUSBの紛失について

公営企業会計システム用バックアップUSBの紛失について

 上下水道局の公営企業会計システムデータのバックアップに使用するUSBメモリを紛失した事案について、その内容をお知らせします。

 なお、紛失したUSBメモリに保存されている公営企業会計システムバックアップデータには、水道料金(下水道使用料、地域下水道使用料を含む)の支払いに関する個人情報は含まれていません。

 

1.概要

 市では、大規模災害時等におけるセキュリティ確保のため、バックアップデータを格納した媒体の外部保管を業者に委託しています。このたび、公営企業会計システムの所管課である上下水道局総務課(以下、「総務課」とします。)と情報企画課(庁内外のバックアップ媒体取りまとめ及び業者との窓口を担当)との媒体授受の過程において、公営企業会計システムのデータを格納したUSBメモリ(1本)を紛失していたことが判明しました。

 これまで調査及び捜索を行いましたが、当該USBは見つかっていません。なお、個人情報の漏洩による被害等の情報は確認されておりません。

 

2.運用の状況

 情報企画課が窓口となっている外部保管業務では、ひと月当たり2回のペースで市役所と業者所有施設との間でバックアップデータを格納した媒体の入出庫を行っています。総務課は、業者が引き取りに市役所に来る前日に、最新データが入った媒体を情報企画課に持ち込み、情報企画課がこれを受け取り、来庁した業者に渡すとともに、業者から約半月前のデータが入った媒体を受け取り、総務課に返却するという運用をしています。なお、媒体の運搬は鍵付きの専用ケースに入れて行っています。

 

3.紛失の経緯と原因

 5月8日に情報企画課がUSBメモリを業者へ引き渡した際又は5月29日に情報企画課が業者から引き取り、総務課に返却する過程において紛失したものと思われます。今回の処理については、例月と異なる運用であったため、両課における媒体授受の際の事前調整がされていなかったこと、受け渡しの記録簿はつけているものの、内容確認が不十分だったことが原因です。

 

4.データ内容

 上下水道局の公営企業会計システム(予算、決算、執行、固定資産、契約事務等)のうち、債権者などの相手方情報(取引業者等の情報)

 ・「住所」「氏名」「郵便番号」「電話番号」「FAX番号」 最大各 19,828件

 ・「口座番号」「口座名義人」「預金種別」「銀行名称」「支店名称」 最大各 6,151件

 

5.データ保護策

 ・開封時にパスワードを要求

 ・保存されている圧縮ファイルの復元は、システム保守業者でないとできない

 ・復元したファイルは公営企業会計システムを使わない限り見ることができない

 

6.インシデントの再発防止策

 媒体の授受・運搬について改めてリスク管理の徹底を行い、間違いが起こらない仕組みを構築します。具体的には、以下の対応を行います。

 ・情報企画課による業者保管用収納ボックスの入出庫の際の媒体確認の徹底

 ・情報企画課と関係課間の媒体授受の双方による確認の徹底

 ・通常時及び更新時における媒体の取扱いマニュアルの整備

 

 お客様及び関係者の皆様にご迷惑をおかけしたことを深くお詫びするとともに、再発防止に努めてまいります。