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個人情報保護制度

個人情報保護制度

豊橋市の個人情報保護制度

平成17年4月1日に豊橋市個人情報保護条例を制定し、市が個人情報を適正に取り扱うことを定めるとともに、保有個人情報の開示請求、訂正請求、利用停止請求の権利を保障しています。

これまでは、豊橋市電子計算組織に係る個人情報の保護に関する条例により、コンピュータで処理される個人情報を保護の対象としてきましたが、紙に書かれた手作業で処理される個人情報も含め、全ての個人情報を条例の対象として保護していきます。その上で、1.市の各機関において個人情報を取扱う場合のルールを定め、2.市民の皆さんが、自分の個人情報についてその取扱状況をチェックするための権利(開示請求権・訂正請求権・利用停止請求権)を明確にしました。また、3.罰則を強化し、漏えい等に対しては厳しく対処していきます。

1.開示を請求できる人は?

どなたでも、実施機関の保有する自己の個人情報の開示を請求することができます。

2.条例を実施する機関(実施機関)は?

  • 市長
  • 教育委員会
  • 選挙管理委員会
  • 公平委員会
  • 監査委員
  • 農業委員会
  • 固定資産評価審査委員会
  • 水道事業及び下水道事業管理者
  • 消防長
  • 議会

3.条例の対象となる個人情報は?

(1) 「個人情報」

 「個人情報」とは、氏名、生年月日その他の記述等(住所、電話番号、役職名など)により特定の個人を識別することができるものをいいます。
 また、一つ一つの情報では特定の個人が分からなくても、これらの情報や、一般に公表されている情報をいくつか組み合わせることで特定の個人が識別されるような場合には、それらの情報も「個人情報」に該当します。

(2) 「保有個人情報」

「保有個人情報」とは、市が保有する公文書に記録された個人情報をいいます。

(3) 「個人情報ファイル」

「個人情報ファイル」とは、特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物をいいます。

4.個人情報取扱いのルールとは?

(1)保有の制限

個人情報は、利用の目的の範囲内で保有し、目的を達成した場合は、速やかに廃棄又は消去します。

(2)取得の制限

適法かつ適正な手段により原則として本人から取得します。また、思想信条等、社会的差別の原因になる情報は取得しません。

(3)利用目的の明示

本人から直接書面により個人情報を取得する場合は、本人に利用目的を示します。

(4)利用及び提供の制限

利用目的以外の目的で市の機関の内部で利用したり、外部に提供したりすることは条例で定められている場合以外は原則として行いません。
また、事務の必要上やむを得ずルールとは異なる取扱いをする場合は、有識者で構成される豊橋市情報公開・個人情報保護制度運営審議会に意見を聞きます。

(5)個人情報ファイル簿の閲覧

市が保有する個人情報ファイルの概要を記載した個人情報ファイル簿を「じょうほうひろば」で公表します。

(6)保有個人情報に対する本人の関与

どなたでも、市が保有する自己の個人情報について、開示請求、訂正請求、利用停止請求を行うことができます。

(7)不正な利用を行った者への罰則

次のような行為を行った場合には、懲役や罰金などの罰則が適用されます。

  • 市の職員(退職後含む)、受託業務又は指定管理者による管理業務に従事する者が、正当な理由なく個人情報ファイルを提供したり、不正な利益を図る目的で保有個人情報を提供・盗用した場合
  • 市の職員が職権を濫用し、職務と無関係に個人の秘密に属する情報を収集した場合
  • 不正な手段により、本人開示請求による個人情報の開示を受けた場合

5.開示請求の方法は?

請求に際しては、具体的に公文書の特定をすることが必要です。
請求は、所定の請求書に氏名・住所・公文書の名称などを記入して提出していただきます。
下記の3つの方法で請求することができます。なお、電話、FAX及び電子メールによる請求はできません。

(1) 窓口請求

じょうほうひろば(市役所東館1階)又は担当課

請求の際には、下記の書類を提示又は提出してください。
本人が請求する場合
  • 運転免許証、住民基本台帳カードその他開示請求者が保有個人情報の本人であることを示す書類
法定代理人が請求する場合
  • 戸籍謄本その他法定代理人の資格を証明する書類
  • 運転免許証、住民基本台帳カードその他開示請求者が法定代理人本人であることを示す書類
傷病その他の身体的状況により本人が請求することができない者の代理人が請求する場合
  • 本人の診断書その他市長が認める書類並びに本人が署名及び押印をした委任状
  • 運転免許証、住民基本台帳カードその他開示請求者が代理人本人であること示す書類
長期の出張のため本人が請求することができない者の代理人が請求する場合
  • 本人が長期の出張をしていることを証明する書類並びに本人が署名及び押印をした委任状
  • 運転免許証、住民基本台帳カードその他開示請求者が代理人本人であることを示す書類

(2) 郵送請求

保有個人情報開示請求書をダウンロードし、下記へ郵送してください。ただし、上記窓口請求に必要な添付書類を複写したもの及び住民票の写し(請求日前30日以内に作成されたもの)が必要です。送付先(440-8501 豊橋市今橋町1番地 豊橋市役所 じょうほうひろば)

(3)あいち電子申請・届出システム

インターネットにて公開請求を行うことができます

6.請求に対する開示の決定は?
実施機関は、請求のあった公文書について、請求のあった日から15日以内に開示・非開示の決定を行い、その内容を通知します(事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、決定期間を延長する場合があります)。

なお、開示する日時・場所を請求者と調整の上、文書で通知します。
※FAX又は電子メールによる開示の実施は行っておりません。

7.例外的に開示できない情報は?

保有個人情報は原則本人に開示しますが、開示請求者以外の個人情報など次の情報については、開示しない場合があります。
  • 開示することにより本人の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報
  • 開示請求者以外の個人に関する情報であって、特定の個人を識別することができる情報
  • 法人に関する情報であって、法人の正当な利益を害するおそれがある情報
  • 法令等の規定で開示することができない情報
  • 人の生命・財産等の保護や公共の安全の確保などに支障が生ずるおそれがある情報
  • 個人又は法人等から開示しないとの条件で提供された情報
  • 審議、検討又は協議に関する情報であって、意思決定の中立性が不当に損なわれたり、不当に市民に混乱を生じさせるおそれがある情報
  • 市の事務事業などの適正な遂行に支障を及ぼすおそれのある情報

8.訂正請求とは?

本人開示請求により開示された保有個人情報に事実の誤りがあると考える場合には、開示を受けた日から90日以内に、その訂正、追加又は削除を請求することができます。
実施機関は、請求のあった日から30日以内に訂正・不訂正の決定を行い、請求者に通知します。

9.利用停止請求とは?

本人開示請求により開示された保有個人情報が、不適法に取得、保有、利用又は提供されている場合には、開示を受けた日から90日以内に、その利用・提供の停止又は消去を請求することができます。
実施機関は、請求のあった日から30日以内に利用停止・不停止の決定を行い、請求者に通知します。

10.開示費用は?

個人情報の閲覧・視聴は、無料です。
写しの交付を請求された場合は、実費をいただきます。

11.決定に不服がある場合は?

開示請求、訂正請求及び利用停止請求に対する実施機関の決定に不服があるときは、情報公開制度と同様に行政不服審査法に基づく不服申立てができます。
この場合、実施機関は「豊橋市情報公開・個人情報保護審査会」に諮問し、その答申を尊重して不服申立てに対する決定をすることになります。

12.実施状況